Collaboration-Tool für den Workplace der Zukunft

Die Digitalisierung fordert von Unternehmen Schnelligkeit, Agilität und einen hohen Vernetzungsgrad. Und das gilt nicht nur für die IT, sondern auch für die Menschen, die sie einsetzen. Social Collaboration lautet dafür oft das Stichwort. Sie ist der Schlüssel dafür, Kommunikation und Zusammenarbeit den agilen Anforderungen anzupassen. Die Voraussetzung ist ein nachhaltiger, stetiger Wandel der Kommunikationsgewohnheiten der Mitarbeiter.

Die zunehmend vernetzte Arbeitswelt verändert die Anforderungen an eine zeit- und ortsunabhängige Zusammen­arbeit. Die Fachabteilungen von Global Playern sitzen heute nicht mehr in einer Unternehmenszentrale, sie arbeiten in weltweit agierenden Teams.

Doch hat sich bei etablierten Unternehmen über die Jahre hinweg oft eine Silo-Mentalität entwickelt. An einen Dialog oder Wissenstransfer zwischen den eigenen Experten ist im schlechtesten Fall nicht zu denken. Synergie- und Innovationspotenziale bleiben ungenutzt.

Auch Volkswagen war 2013 an diesem Punkt angelangt. Die Volkswagen-Konzern-IT gab die Initialzündung für den Aufbau einer eigenen Social-Collaboration-Plattform. Group Connect heißt das Werkzeug, das Strukturen aufbrechen soll. Zunächst arbeiteten nur die IT-Mitarbeiter mit dem Tool. Heute können es konzernweit rund 280.000 Mitarbeiter über Marken und Regionen hinweg nutzen.

Soziale Netzwerke in Unternehmen sollen vor allem den Wissensaustausch fördern und Informationen zentral bereitstellen. Social Collaboration (SC) verbessert die Zusammenarbeit vor Ort und mobil. Zentral dabei ist, dass die internen Plattformen den Dialog zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchien und Fachbereiche komplett neu gestalten.

Der erste Schritt in Richtung Social Collaboration ist die Wahl eines Tools, um die zentrale Plattform aufzubauen. Eine eigene oder kostenintensive externe Entwicklung ist dafür nicht mehr nötig: Eine Vielzahl von Herstellern bietet standardisierte Applikationen mit verschiedenen Funktionalitäten an. Die gewählte Applikation sollte bestmöglich zu den Strukturen des Unternehmens passen. Die Volkswagen-Group-IT evaluierte deshalb im Vorfeld verschiedene Anwendungen und entschied sich schließlich für die Software von Jive.

Jive stellt eine Schnittstelle für den Representational State Transfer (REST) bereit. Konnektoren vereinfachen das Einbinden des Tools in die bestehende Systemlandschaft. Die im Vorfeld durchgeführten Sicherheitsüberprüfungen und der Penetrationstest ergaben gute Ergebnisse. Eine der wichtigsten Anforderungen war zudem das Zusammenspiel mit den vorhandenen IBM-Servern, die Index Sequential Access Method (ISAM) unterstützen. Da­rüber hinaus muss Stabilität gewährleistet sein – auch wenn beispielsweise bei einem Event 10.000 Mitarbeiter gleichzeitig auf das System zugreifen.

Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Tool-Auswahl ist die Bedienbarkeit. Zwar orientieren sich die meisten Social-Collaboration-Plattformen am Look and Feel von Social-Media-Netzwerken, mit denen die meisten User bereits vertraut sind. Trotzdem ist es ausschlaggebend, ob die Anwendung übersichtlich gestaltet und intuitiv ist. Sonst sind die Chancen, dass die Mitarbeiter die neue Plattform akzeptieren, eher gering. Sind die Zugangshürden hoch und die Nutzerführung zu komplex, bleiben die User fern und das Projekt ist zum Scheitern verurteilt.

Sehr aufschlussreich waren deshalb die Tests, die die Group-IT im Vorfeld mit Testpersonen aus den unterschiedlichsten Fachbereichen und Hierarchiestufen des Konzerns durchführte. Sie ergaben, dass beispielsweise die Bedien­oberfläche noch kleinerer Optimierungen bedurfte.