Mutiger Umstieg auf ein neues ERP-System

Starkes Wachstum ist erfreulich, sprengt aber irgendwann die Möglichkeiten der vorhandenen IT. So auch bei Dopag, einem Schweizer Unternehmen für Dosier- und Mischanlagen. Dessen Software war in der Vergangenheit durch heterogene Systemlandschaften geprägt. An seinem Sitz in Cham hatte Dopag neben einem veralteten und individualisierten ERP-System auch einige losgelöste Inselsysteme im Einsatz. Alle weiteren Standorte der HuK Dopag Gruppe nutzen zudem eigene Systeme. Dazu zählen die Produktionsstätten in Mannheim und in Frankreich sowie Niederlassungen unter anderem in Italien, England, den USA, Indien und China.

„Wir haben eine neue, zukunftsfähige ERP-Lösung gesucht, die wir global einsetzen können und die es uns ermöglicht, unsere Prozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen“, sagt Dominic Kaufmann, Leiter Finanzen und Administration bei Dopag. Gemeinsam mit rund 30 ausgewählten Mitarbeitern aus Cham und Mannheim erstellten die Projektverantwortlichen ein umfassendes Lastenheft, in dem die Anforderungen jedes einzelnen Unternehmensbereichs an die neue Software festgehalten wurden. Damit stellte Dopag zunächst 15 ERP-Systeme auf den Prüfstand und wählte dann drei aus, deren Anbieter zu einer Präsentation nach Cham eingeladen wurden. Am Ende setzte sich IFS mit seiner Business-Software IFS Applications durch.

„Die Lösung von IFS können wir im Standard einsetzen. Aufgrund der umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten war dies ohne größere Anpassungen an der Software möglich, und auch ohne unsere Prozesse komplett auf den Kopf zu stellen“, nennt Kaufmann einen wichtigen Grund für diese Entscheidung. Wesentlich war auch die Tatsache, dass IFS Applications für international agierende Unternehmen konzipiert ist. Die Lösung bietet für jedes Land, in dem die HuK Dopag Gruppe aktiv ist, eine spezielle Landesversion, die neben der Sprache auch die rechtlichen Aspekte der Standorte berücksichtigt. Darüber hinaus verfügt der Anbieter in jedem dieser Länder über eigene lokale Ressourcen, um Implementierungen vor Ort zu unterstützen.

Anfang Januar führte Dopag die neue ERP-Lösung in Cham im Echtbetrieb ein. Sämtliche 76 Mitarbeiter nutzen IFS Applications umfassend. Insgesamt 47 Komponenten der Software hat Dopag implementiert – vom Rechnungs- und Personalwesen über Projektmanagement, Produktionssteuerung, Instandhaltung, Supply Chain Management sowie Verkauf und Support bis hin zu Business Analytics, Qualitätsmanagement und -sicherung, CRM sowie Service- und Dokumentenmanagement. Zusammen mit dem Hauptsitz in Mannheim kommt Dopag auf etwa 180 User.

Die Einführung erfolgte als „Big Bang“, das heißt, Dopag stieg von einem Tag auf den anderen um. Zur Vorbereitung nutzte das Unternehmen seine zweiwöchigen Betriebsferien. Im Dezember vergangenen Jahres wurden die Mitarbeiter in den Aufbau des neuen Systems mit eingebunden, indem sie zum Beispiel die offenen Aufträge in das neue System übernahmen. So konnten sie die neue Software bereits vor dem Umstieg unter Echtbedingungen nutzen und besser kennenlernen. Darüber hinaus erhielten die Mitarbeiter gezielte Schulungen.

„Wir hatten uns für die Einführung einen recht engen Zeitrahmen gesetzt. Den konnten wir auch einhalten, da das Projekt im Großen und Ganzen reibungslos verlief“, resümiert Kaufmann und sieht dafür vor allem drei Gründe. Erstens die Grundsatzentscheidung, die Standardprozesse von IFS einzuhalten. Zweitens, dass die Geschäftsleitung die Implementierung zum wichtigsten strategischen Projekt des Jahres erklärt und entsprechend unterstützt hat. Und drittens das große Engagement der Mitarbeiter. Da sie von Anfang an eingebunden waren und bereits die Auswahl des neuen Systems mitbestimmten, stieß IFS Applications auf hohe Akzeptanz. „Ich war hier ehrlich gesagt auf größere Widerstände eingestellt“, so Kaufmann.

Trotz des glatten Projektablaufs gibt es etwas, das Kaufmann heute anders machen würde – er würde sich früher mit den Belegen befassen.

„Die IFS-Berater hatten zwar darauf hingewiesen, dieses Thema nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.“ Dennoch sei man die Sache etwas zu naiv angegangen. Die Spezifikation der Belege habe sich als sehr aufwendig erwiesen. Zudem habe man einfach unterschätzt, wie viele Belege es in einem Unternehmen wie Dopag tatsächlich gibt.