Collaboration braucht Vertrauen in die Teams

Fazit und 10-Punkte-Plan für die Collaboration

von Thomas Hafen - 04.12.2015

Die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partner mobiler, einfacher und effizienter machen, die Informationsflut bändigen, Wissen managen und den Zusammenhalt stärken, das sind nur einige der Versprechen aktueller Collaboration-Lösungen. Wie weit sie sich in die Realität umsetzen lassen, hängt dabei nicht so sehr von der Nutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Innovationsstärke der Plattformen ab, sondern vor allem vom kulturellen Umfeld.

In „superhierarchischen Organisationen“ wie wir sie laut Stefan Birk vom ifaz heute noch häufig in Unternehmen finden, wird der tollste Social-Business-Ansatz wirkungslos verpuffen. Wer wirklich von den neuen Möglichkeiten profitieren will, muss die Unternehmenskultur radikal um- und echtes Vertrauen in seine Mitarbeiter aufbauen. Erst dann sollte er in die Details gehen und die angebotenen Lösungen technisch evaluieren.

Collaboration-Lösungen einführen

10 Punkte, die Sie bei der Einführung von Collaboration-Lösungen beachten sollten.

Planen Sie ganzheitlich
Berücksichtigen sie alle Collaboration-Funktionen in einem Konzept, um Medienbrüche zu vermeiden. Prüfen sie alle drei Ebenen der Zusammenarbeit (im Team, mit externen Partnern, mit Kunden). Denken Sie an die Anbindung mobiler Endgeräte.
Wählen Sie einen Best-of-Breed-Ansatz
Kombinationen aus Lösungen mehrerer Hersteller machen ihr Unternehmen weniger abhängig, erfordern jedoch einen erfahrenen Integrator.
Integrieren Sie die neuen Lösungen in Ihre Workflows
Die Integration von Collaboration-Lösungen in die Wertschöpfungskette erfordert neben technischem Know-how umfangreiche Prozess- und zumeist auch Branchenkompetenzen.
Entwickeln Sie Ihre Geschäftsprozesse
Nutzen sie die Chance, mit der Einführung der Collaboration-Lösung bisherige Kooperationsformen zu hinterfragen und neue Abläufe und Interaktionen zu entwerfen. Machen Sie nicht nur das Alte besser.
Schätzen Sie Social Media realistisch ein
Begegnen sie dem Web-2.0-Hype weder mit Euphorie noch mit genereller Ablehnung. Soziale Netzwerke einzusetzen bietet Chancen für den Kundenkontakt und die interne Zusammenarbeit, erfordert aber Fingerspitzengefühl.
Setzen Sie ein übergreifendes Sicherheitskonzept auf
Zusammenarbeit setzt Vertrauen voraus und stellt hohe Anforderungen an den Schutz geistigen Eigentums. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem sorgt für die notwendige Daten- und Informationssicherheit.
Nehmen Sie kulturelle Aspekte Ernst
Bedenken sie nicht nur die technische Integration, sondern beachten sie auch Ihre Unternehmenskultur. Eine Collaboration-Lösung wird keinen Erfolg haben, wenn die Mitarbeiter sie nicht akzeptieren. Binden sie Anwender und Betriebsrat frühzeitig mit ein, schaffen sie Multiplikatoren durch technikaffine Vorreiter.
Erstellen Sie ein Migrationskonzept
Nutzen sie die Instrumente des Projektmanagements für die Organisation der technischen und kulturellen Umsetzung und bilden sie ein Team aus Vertretern aller beteiligten Interessensgruppen.
Gehen Sie die IT- und TK-Perspektive integriert an
In einer effektiven Collaboration-Lösung müssen die Anwendungen und die Kommunikationsinstrumente nahtlos zusammenwirken. Das schließt mobile Anwendungen ein. End-to-end SLA können über die gesamte infrastruktur hinweg die Verfügbarkeit der Lösung sicherstellen.
Stellen Sie Leistung und Verfügbarkeit sicher
Collaboration-Plattformen, die über Unternehmensgrenzen hinaus arbeiten sollen, erfordern skalierbare Infrastrukturressourcen auf höchstem Niveau. Prüfen sie die Möglichkeiten einer Cloud-basierten Collaboration-Implementierung.

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