Social Business und der Tod der E-Mail

Neben dem Trend zu mehr Unabhängigkeit prägen vor allem Entwicklungen die Zusammenarbeit der Zukunft, die aus dem privaten Bereich in die Unternehmen schwappen. Blogs, Wikis, Chats und soziale Plattformen sollen die Zusammenarbeit revolutionieren, von „Enterprise 2.0“ und „Social Business“ ist die Rede. Viele propagieren den „Tod der E-Mail“ die vor allem den sogenannten „Digital Natives“ in der Mitarbeiterschaft als anachronistisches Unding gelten soll.

„Digital Natives prägen mit ihren Präferenzen und Erfahrungen auch die Erwartungshaltung bezüglich der Zusammenarbeit in Unternehmen“, sagt T-Systems-Manager Gmeiner. „Die jüngeren Generationen sind mit Facebook und Twitter groß geworden und wollen auch im Businessumfeld solche Tools nutzen“, gibt ihm Tobias Loewenhofer, Enterprise Mobility Consultant beim IT-Dienstleister CEMA Recht. Die E-Mail-Flut nerve in der Tat, findet Anton Michael Döschl von Cisco „vor allem aufgrund der Schwierigkeit, in E-Mails Konversationszusammenhänge und Kommunikationsflüsse zu erkennen.“ 

Experton-Analyst Heuer ist dagegen skeptisch, was die Prophezeiungen vom baldigen Ableben der E-Mail angeht: „Wir sehen das nicht so Schwarz-Weiß.“ Beide, die alten und die neuen Kommunikationsformen hätten Vor- und Nachteile und würden nebeneinander Bestand haben. „Wenn man eine direkte Antwort haben möchte, greift man zum Telefon oder zur E-Mail, in großen Teams sind dagegen soziale Plattformen zur Organisation und Kommunikation sicher sinnvoller, als E-Mail-Schlachten mit Riesenverteilern zu führen.“

Wie schwierig der Abschied von der E-Mail ist, musste der IT-Dienstleister Atos erfahren, der 2011 eine „Zero-Email“-Initiative startete. Bis 2013 wollte das Unternehmen in der internen Kommunikation komplett auf elektronische Post verzichten. Die Investitionen in das Lieblingsprojekt von Atos-Chef Thierry Breton waren enorm. Nach Schätzungen von Gartner gab der Dienstleister 500 Mal mehr für sein Collaboration-Programm aus als der Durchschnitt, zehn Prozent der Manager-Boni wurden mit der Zielerreichung verknüpft. Dennoch verfehlte das Unternehmen die Vorgaben, konnte aber immerhin bis Ende 2013 das interne E-Mail-Aufkommen um 60 Prozent reduzieren.

Frank Heuer glaubt, dass sich die Frage „E-Mail oder Social Media“ ohnehin erledigen wird: „Wir sehen hier einen Trend zur Konvergenz, und das spiegelt der Markt ja auch wider.“ Der Analyst nennt als Beispiel „Verse“ von IBM. Das Tool, das derzeit nur als Cloud-Anwendung sowie als App für iOS und Android verfügbar ist, fasst unterschiedliche Kommunikationswege in einer Oberfläche zusammen.

Verse soll mit der Zeit aus dem Verhalten des Anwenders lernen, welche Kontakte und Konversationen besonders wichtig für ihn sind und diese prominent platzieren. Klickt man in Verse auf einen Kontakt, zeigt die Oberfläche sämtliche mit diesem verbundene Aktionen wie Meetings, Aufgaben, geteilte Dateien und eben auch E-Mails an. Nachrichten, die nicht direkt beantwortet werden können, lassen sich mit einer Erinnerung zur Wiedervorlage versehen. Umgekehrt kann für eine versendete E-Mail ein Termin definiert werden, bis wann man eine Antwort erwartet.