Die besten PDF-Tools

Um die Stärken des Formats auszureizen, stehen kostenlose Tools bereit. Damit lassen sich PDF-Dateien zerlegen und neu zusammensetzen, umwandeln, komprimieren oder verschlüsseln.

Früher war der Adobe Reader das Standardprogramm, um PDF-Dateien zu lesen. Heute gibt es ein halbes Dutzend Programme, die besser, schneller und vor allem sicherer sind. 

Den PDF Xchange Viewer 2.042.8 gibt es auch in einer por­tablen Version. Das Tool steht dem Adobe Reader in nichts nach. Der etwas versteckte Button „Einstellungen“ unten links führt Sie zur Vollbild-Ansicht und blendet Lesezeichen oder eine Seitenvorschau ein. Die kostenlose Version kann PDF-Dokumente nicht bearbeiten, als Viewer ist das Programm aber sehr zu empfehlen, auch aufgrund der sehr schnellen Ladezeit.

Wer es minimalistisch mag, verwendet Sumatra PDF 1.0.1. Das Tool beschränkt sich auf die Ansicht einer PDF-Datei und bietet Funktionen, um ein PDF zu durchsuchen oder zu drehen. Um Ihr Betriebssystem so einzustellen, dass sich PDF Xchange Viewer oder Sumatra PDF öffnen, wenn Sie auf eine PDF-Datei kli­cken, wählen Sie im Win­dows-Explorer „Extras, Ordneroptionen…“ und suchen unter „Dateitypen“ nach „PDF“. Dort geben Sie das Programm an, das Sie mit dem Dateityp PDF verknüpfen wollen.

Alles was Sie benötigen, um aus fast jeder beliebigen Anwendung heraus PDF-Dateien zu erzeugen, ist ein kostenloser virtueller Druckertreiber. Wenn Sie über diesen Treiber drucken, dann erhalten Sie keinen Ausdruck auf Papier, sondern eine PDF-Datei. Somit lassen sich über die Druckfunktion beliebige Dateien in PDF umwandeln.

Es gibt verschiedene virtuelle PDF-Druckertreiber. Der beste ist PDF Creator 0.9.8 . Achten Sie bei der Installation darauf, dass Sie nicht aus Versehen die Yahoo-Toolbar mitinstallieren. Diese ist überflüssig. Das Tool benötigt Ghostscript , bringt dies aber in Version 8.64 auch gleich mit.

Wenn Sie nun ein Dokument dru­cken, dann haben Sie im Druckdialog die Wahl zwischen Ihrem Drucker und dem virtu­ellen PDF-Drucker „PDF Creator“.

Bevor das Tool eine PDF-Datei erzeugt, zeigt es ein Dialogfenster an, in dem sich der Titel, das Thema und der Autor angeben lassen.

Nach einem Klick auf „Speichern“ legen Sie fest, wo und unter welchem Namen PDF Creator das PDF erstellen soll. Ein erneuter Klick auf „Speichern“ startet den Ausdruck in die PDF-Datei. Auf Wunsch integriert sich der PDF Creator zusätzlich ins Kontextmenü des Windows-Explorers. Dann erzeugen Sie über den Eintrag „Erzeuge PDF und Bilddateien mit dem PDFCreator“ direkt die gewünschte PDF-Datei — ohne Umweg über den Druckdialog.

Statt mit Hilfe eines virtuellen PDF-Dru­ckers lassen sich PDF-Dateien auch über Online-Konverter erstellen. Dabei laden Sie die zu konvertierende Datei auf eine Webseite hoch und erhalten von dort eine PDF-Datei zurück.

Der Konverter auf der Seite www.webpdf.net wandelt rund hundert Dateiformate in PDF um. Einzige Einschränkung für nicht registrierte Nutzer: Die Datei darf nicht größer sein als 4 MByte.

Über den Button „Durchsuchen…“ wählen Sie Ihre Datei aus. Darunter lassen sich verschiedene Einstellungen vornehmen, bevor ein Klick auf „Konvertieren“ die Umwandlung startet. Anschließend lässt sich das erzeugte PDF direkt öffnen oder speichern.

Das Programm PDF2Mail 2.6 erstellt eine PDF-Datei vom aktuellen Druckauftrag. Anschließend öffnet das Tool den Standard-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook und fügt die frisch erzeugte Datei als Anhang hinzu. Die Installa­tion des Programms setzt eine aktive Internetverbindung voraus. 

Nach der Installation finden Sie im Druckdialog einen neuen virtuellen Druckertreiber mit dem Namen „Sende E-Mail mit PDF-Anhang“. 

Wenn Sie ein Dokument an diesen Drucker schicken, haben Sie die Wahl, die erzeugte PDF-Datei entweder zu speichern oder in einer neuen E-Mail als Anhang zu öffnen.

Kostenlose Tools teilen PDF-Dateien in Einzelseiten, setzen sie neu zusammen, umgehen Passwörter, verschlüsseln PDF-Dokumente und wandeln sie in andere Formate um.

PDF Split and Merge 2.0.0 teilt PDF-Dokumente in einzelne Seiten auf oder fügt mehrere Teile zu einer neuen PDF-Datei zusammen. Das Programm benötigt die Java-Laufzeitumgebung .

Nach dem Start des Tools stellen Sie zunächst unter „Settings“ die Sprache auf „German“. Um ein PDF-Dokument in einzelne Seiten zu splitten, gehen Sie auf „Teilen“ und laden die entsprechende Datei über den Button „Hinzufügen“. 

Stellen Sie nun in den „Trennoptionen“ die gewünschten Werte ein. Aktivieren Sie die Option „In Einzelseiten zerlegen“. Darunter legen Sie das Zielverzeichnis fest. Ein Klick auf „Ausführen“ zerteilt die Datei.

Um mehrere PDF-Dokumente zu einer einzelnen Datei zusammenzu­fügen, beschreiten Sie den umgekehrten Weg: Sie klicken auf „Zusammenführen/Extrahieren“ und laden die Dateien über „Hinzufügen“. Schließlich geben Sie eine Zieldatei an und klicken auf „Ausführen“.

Um ein PDF in HTML-Seiten umzuwandeln — etwa für die eigene Webseite — verwenden Sie das Tool Some PDF to HTML Converter 1.5 .

Nach dem Start laden Sie das PDF-Dokument. Auf der rechten Seite lassen sich die gewünschten HTML-Optionen wie Schriftart, Schriftgröße oder Hintergrundfarbe detailliert festlegen. 

Die Umwandlung beginnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil unten links. Anschließend finden Sie sämtliche HTML-Seiten und Bilder in einem gemeinsamen Ordner. Rufen Sie die Startseite index.html in Ihrem Browser auf.

Wenn Sie eine PDF-Datei in das Format RTF konvertieren wollen, das sich mit Word bearbeiten lässt, dann greifen Sie am besten auf einen Online-Konverter zurück, da es keine guten kostenlosen Programme dafür gibt.

Surfen Sie zu www.pdfonline.com/pdf2word und laden Sie die PDF-Datei über das Feld „Durchsuchen…“ hoch. Dann klicken Sie auf den Button „Up­load and Convert“. Nach wenigen Minuten erhalten Sie einen Link, über den sich das Word-Dokument herunter­laden lässt.

Manche E-Book-Reader können mit dem PDF-Format nichts anfangen, andere stellen es so dar, dass es sich nicht vernünftig lesen lässt.

Abhilfe schafft PDF Read GUI 1.8.2. Das Tool wandelt PDF und DJVU in Formate um, die sich mit E-Book-Readern lesefreundlich darstellen lassen. PDF Read selbst benötigt für manche Ausgabeformate das Hilfsprogramm Ebook Pub­lisher 2.3.9. Installieren Sie dieses zuerst. 

Dann starten Sie PDF Read GUI und laden die gewünschte Datei in das Input-Feld. Darunter legen Sie die Ausgabedatei und das Format fest, zum Beispiel das Mobipocket-Format PRC. Die Felder „Title“, „Author“ und „Category“ erfordern ebenfalls Einträge. 

Ein Klick auf „Convert“ startet die Umwandlung in das neue Format. Bei umfangreichen Dokumenten sollten Sie reichlich Zeit mitbringen.

Wenn eine PDF-Datei mit einem Benutzer-Passwort geschützt ist, dann lässt sie sich ohne Passwort nicht öffnen. Häufig ist ein Dokument aber lediglich mit einem Besitzer-Passwort geschützt, um etwa den Ausdruck einer Datei zu verhindern.

Solche Nutzungsbeschränkungen lassen sich in den meisten Fällen mit PDF Split and Merge entfernen. Dazu verschmelzen Sie die geschützte PDF-Datei einfach mit sich selbst. 

PDFTK 1.41 ist ein multi­funktionelles Toolkit, mit dem sich PDF-Dateien auf vielfältige Weise bearbeiten lassen. 

Da es sich dabei um Kommandozeilen-Tools handelt, installieren Sie am bes­ten die grafische Bedienoberfläche GUI for PDFTK 0.49 dazu.

Viele PDF-Dateien enthalten Metadaten wie Autor und verwendete Software. Um diese Informationen auszulesen, starten Sie GUI for PDFTK. Dann klicken Sie auf „Dump a PDF“ und geben die entsprechende PDF-Datei an. Nach getaner Arbeit teilt Ihnen das Tool mit: „Die Pipe wurde beendet“. Sie erhalten einen Unterordner mit einer Textdatei. Darin sind alle Informationen enthalten, die das Programm finden konnte.

PDF kennt zwei Arten von Passwörtern, das Benutzer-Passwort und das Besitzer-Passwort. Erstgenanntes schützt eine PDF-Datei vor unautorisiertem Öffnen, Letzteres legt genaue Rechte für Nutzer fest, die das Besitzer-Passwort nicht kennen.

Um eine PDF-Datei mit Passwörtern zu schützen, starten Sie GUI for PDFTK. Laden Sie dort das PDF und geben Sie Zielpfad und Namen für die verschlüsselte Datei an. Aktivieren Sie unter „Encryption“ den Radio-Button „128 bit“. Rechts tragen Sie bei „User password“ ein Benutzer-Passwort und bei „Owner password“ ein Besitzer-Passwort ein. Diese müssen verschieden sein.

Nun lassen sich in der mittleren Spalte detailliert Rechte etwa für das Drucken, Kopieren oder Verändern für diejenigen Nutzer festlegen, die zwar das Benutzer-Passwort kennen, nicht aber das Besitzer-Passwort. 

Ganz ohne Passwort lässt sich das Dokument gar nicht erst öffnen. Ein Klick auf „Encrypt the PDF file“ verschlüsselt das Dokument.